Recomendaciones y normas para la presentación de trabajos en Congresos


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Introducción
Ha sido voluntad de nuestra Asociación aprovechar y recoger todas las experiencias adquiridas en la organización de congresos, asambleas, coloquios y jornadas, para extraer un conjunto de normas y recomendaciones sobre el desarrollo de tales eventos, y sobre la presentación y estructuración de trabajos escritos. El objetivo final de toda esta recopilación no es otro que proveer los mejores medios para conseguir una comunicación más ágil y fluida en todos los eventos técnicos de nuestra Asociación, y a la vez dotar de normativa a ciertos aspectos de la publicación de trabajos escritos que hasta ahora no habían sido discutidos y en ocasiones comentados pero que no habían adquirido aún "de facto" esta categoría.
Cada aspecto relevante de la comunicación ha sido cuidadosamente revisado, y las conclusiones recogidas en un documento singular que ha sido titulado "Normativa" la cual es mandataria en el sentido de que establece unas líneas maestras que deben seguirse para evitar situaciones de conflicto y para ofrecer un mínimo de coherencia y uniformidad en toda aportación técnica que se ofrece a través de nuestra Asociación.
Las normativas se han limitado al mínimo imprescindible, regulando de esta forma la presentación de trabajos que deban ser presentados a través de la modalidad oral o visual en cualquier acto organizado por AQEIC. La presentación de documentos específicos sobre cada apartado o modalidad, permitirá ir llenando las lagunas que pudieran quedar, a medida que las necesidades de organización así lo demanden.
Esperamos que todo este conjunto de normativas sirva a su objetivo, y que en ningún caso sean vistas o tenidas por restricciones o trabas innecesarias.
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Normativa sobre la presentación de trabajos escritos
Todo texto que se presente a la AQEIC con fines técnicos y para su difusión a través de cualquier acto organizado por la Asociación, ya sea mediante modalidad oral o visual, y para que sea incluido en el libro del Congreso o CD del mismo, presentará la siguiente estructura:
 


Grupo I

Corresponde al título (en letra más grande y negrita), debajo el nombre del autor principal, seguido de los coautores; en otra línea figurará el nombre del lugar de trabajo, ciudad y país.

Grupo II

Corresponde al resumen en español (máximo de 200 palabras), seguido del título y resumen en inglés, igualmente de 200 palabras. Y palabras clave en ambos idiomas.

Grupo III 

Corresponde al texto completo de la aportación técnico-científica, incluyendo los capítulos de introducción, desarrollo experimental, conclusiones y bibliografía.

Además, se tendrán en cuenta las siguientes directrices:


 


Estructurar en tres ficheros:

 

Texto:

utilizar formato WordPerfect o pdf indicando la versión utilizada

Tablas:

utilizar formato WordPerfect o pdf indicando la versión utilizada

Gráficos:

utilizar formato PowerPoint o bien ficheros .gif, .jpg o .tif

Fotografías:

enviar originales o escanearlas en formato .gif, .jpg o .tif

Es recomendable, asimismo, que se envíe una copia impresa del trabajo a un mínimo de dos miembros de la Comisión Científica para comprobar su buena reproducción.
La longitud máxima del trabajo técnico-científico no será superior a las 20 páginas, incluyendo gráficos y tablas (tamaño DIN A4). En casos excepcionales, la Comisión Científica podrá ampliar estos límites, siempre que los considere de interés.
En el texto de la aportación técnico-científica no deberán figurar nombres ni marcas comerciales, en su lugar se especificarán los correspondientes nombres químicos genéricos; por ejemplo: aceite sulfatado sintético, oxietilenado, colorante tipo "X" con el nº del color index, etc.; seguido entre paréntesis de un código en letras, para diferenciarlo de las citas bibliográficas. Al final del trabajo y después del capítulo de la bibliografía, aparecerá otro apartado en el cual se podrán poner los correspondientes nombres comerciales, según los códigos empleados.
Todo texto, ya sea como presentación visual u oral en un Congreso organizado por la AQEIC y que haya sido aceptado por la Comisión Científica es propiedad de la AQEIC y ésta adquiere los derechos de copia o impresión; no obstante, los autores podrán publicar el trabajo en otras revistas previa notificación.
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Trabajo a presentar a cualquier evento organizado por AQEIC
Toda aportación técnico-científico que se desee presentar a un evento organizado por la AQEIC deberá cumplir la siguiente normativa:

Además se complementará por los siguientes puntos:

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Normativa sobre la exposición de los trabajos
Los Congresos Nacionales o Internacionales organizados por la AQEIC comprenden dos modalidades: expresión oral y/o visual, ambas serán tratadas con idéntica categoría. El objetivo de ambas modalidades radica en transmitir de la mejor manera posible el contenido de la correspondiente aportación técnico-científica. La Comisión Científica decidirá la modalidad de presentación que corresponda a cada trabajo en función de su mejor adecuación a cada tipo de exposición.
Cumplidos los trámites y siguiendo el calendario establecido por la Comisión, ésta comunicará a los autores la modalidad de exposición que les ha sido asignada. A continuación se describe la normativa para cada una de estas modalidades.
Los textos de todas la comunicaciones que forman parte de las sesiones de trabajo son recopilados por la organización en forma de un CD o de un Libro del Congreso que se distribuye previamente entre los asistentes. Ello facilita el seguimiento de la exposición de los trabajos y la consulta de tablas, gráficos y datos auxiliares, por lo que se agilizan los coloquios que pudieran derivarse.
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Normativa sobre la exposición en la modalidad oral
Los textos recopilados en el CD o Libro del Congreso que se distribuye entre los asistentes, corresponden a los trabajos completos presentados a AQEIC, y no las versiones de estos que se habrán confeccionado con el expreso propósito de su lectura, o para servir de guión en la exposición. Se recomienda encarecidamente la redacción de dicho guión, con el fin de evitar que el acto resulte un mero ejercicio de lectura por parte de los asistentes. Ello redunda en una mayor atención y una mejor comprensión por parte de los oyentes, y hace posible una exposición más amena.
El trabajo completo recogerá detalladamente todo cuanto sea  necesario para su estudio, y la comunicación se limitará a resaltar los aspectos más relevantes. Ello no obsta para que la estructuración de ambos textos obedezca a los mismos criterios. En especial se recuerda que debe evitarse la mención de marcas comerciales y usar en su lugar nombres químicos genéricos; éstas aparecerán referenciadas como citas al final del trabajo escrito. Ver la normativa y recomendaciones relativas a la presentación de trabajos escritos.
En Congresos Nacionales no se requiere la presentación del texto conforme será expuesto; sin embargo, en el caso de Congresos Internacionales, se recomienda encarecidamente que el mencionado texto se entregue al responsable de la traducción simultánea para facilitar su interpretación.
En el caso de darse una lectura se recomienda, asimismo, que ésta lectura sea pausada, con un tono de voz suficiente, máxime cuando se trate de un encuentro internacional en el que se requiera traducción simultánea. Como orientación, una página DIN A4 a 1½ espacios requieren 2,5-3 minutos de lectura cómoda.
Se recomienda que la exposición en modalidad oral se apoye con medios audiovisuales como Power Point o formato similar con el fin de agilizar la charla, en especial para resaltar los criterios fundamentales, y como hilo conductor de toda la exposición. Se deben evitar proyecciones que resulten de difícil lectura. Ver las recomendaciones que a este efecto se han redactado sobre diapositivas y transparencias.
Se recuerda asimismo que no podrá distribuirse material adicional entre los asistentes ni durante las sesiones ni al comienzo de éstas. Si hubiere necesidad de ello por las razones que fuere, se ruega que la distribución se realice por canales independientes a la organización. Excepcionalmente y cuando este material corresponda a resultados de última hora sobre el trabajo expuesto, la organización se encargará de su distribución, siempre y cuando se respeten todas las directrices expuestas para la presentación de trabajos escritos.
La Comisión Científica de cada Congreso o Encuentro fijará el tiempo de exposición oral, así como el período de discusión, en función de las exigencias de horario.
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Normativa sobre la exposición en la modalidad visual (póster o panel)
 

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Función de la mesa de moderadores
La función de la mesa que preside cada sesión será la de presentar el tema que va a exponerse, a los autores y a abrir cada comunicación. Velar por el cumplimiento del horario establecido y moderar los coloquios que hubiere. Asimismo la mesa indicará a los asistentes que usen el servicio de megafonía en sus intervenciones, iniciándolas siempre con su presentación.
Se ruega a los autores que hagan llegar a los presidentes de sesión un pequeño curriculum para ser leído en el momento de su presentación. Cuanto menos su ocupación actual y la empresa en la que desempeñan su cargo.
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Mesa de moderadores en sesiones monográficas
En sesiones monográficas es costumbre dejar las preguntas y cuestiones a cada comunicación para un coloquio final, con ello se consigue una mejor agilidad y una más fácil transición entre las comunicaciones. En estos casos el tiempo de lectura asignado a cada orador se acostumbra a limitar a 20 minutos. Cuando se de la circunstancia de no haber cumplido el tiempo asignado la mesa podrá formular preguntas o aclaraciones, u optar por un pequeño receso sin abandonar la sala, pero no habrá turno de preguntas para los asistentes. En ningún caso podrá sobrepasarse el tiempo de exposición asignado.
Los debates se estructuran en bloques de subtemas tal y como aparecen en el programa. Para iniciar el coloquio los presidentes de las sesiones involucradas leerán los títulos y los autores, y eventualmente harán una breve mención de los contenidos para refrescar el tema ante la audiencia. Otorgar unos minutos a cada autor para hacer un resumen de su trabajo consume un tiempo excesivo, por lo que esta función se traslada a los presidentes de sesión, de una forma global y más esquemática de los que representaría la primera alternativa. Eventualmente la presidencia podrá requerir a los autores a que redacten un párrafo de unas 10-15 líneas que resuma el contenido de su comunicación para ser leído como introducción.
Para que los debates puedan ser lo más dinámicos posible, se ruega a los autores que preparen preguntas junto con sus colaboradores para que puedan ser formuladas como iniciadores de coloquio, de forma que no se pretenda que el único motor que conduzca todo el debate sea la mesa de moderadores. Del mismo modo se ruega que los colaboradores y patrocinadores de cada autor sepan refrenar su entusiasmo en caso de que el coloquio sobre el tema que les atañe se haga excesivamente largo, y ayuden a dar por concluido el tema. En todo caso el presidente de la mesa de moderadores, cuyo objetivo primordial será el de velar por una distribución equitativa del tiempo disponible, podrá dar por zanjada una discusión, para iniciar el debate del siguiente punto.
Se recomienda a la mesa de moderadores que mantenga una reunión previa al mismo debate para estructurar lo mejor posible los grupos de temas y su asociación con los diversos trabajos.
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Mesa de moderadores en sesiones de tema libre
En sesiones de tema libre, donde no se da en general una continuidad temática, las consultas de los oyentes se resolverán al finalizar cada comunicación. El tiempo total asignado acostumbra a ser de 30 minutos, incluyendo lectura (20 minutos) y coloquio (10 minutos). En ningún caso podrá sobrepasarse este límite. El presidente de mesa deberá cortar la lectura o exposición si esta sobrepasase el tiempo mandatorio. (anteriormente indicado)
El coloquio que se derive de cada lectura será conducido por la mesa que preside la sesión, coloquio que se abrirá una vez concluida la comunicación. La mesa se reserva el derecho a formular unas primeras preguntas de cortesía o aclaratorias como prólogo al debate posterior.
Cuando se da la circunstancia de no haber cumplido el tiempo asignado la mesa podrá optar por pasar inmediatamente a la próxima comunicación o dar unos minutos de pausa sin abandonar la sala. Lo recomendable sería, no obstante, respetar al máximo posible el horario establecido. Se deja igualmente a criterio de la mesa el disponer del tiempo ganado con anterioridad para aquellos coloquios que resulten de un mayor interés para la sala, sin embargo debe evitarse el que se primen unos temas en detrimento de otros.
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